Winfixer — Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang besar. Database yang dimiliki pun semakin besar. Oleh karena itu, database dan sumber daya sebaiknya dibuat sistem terpadu agar lebih efisien. Teknologi ERP adalah solusinya.
ERP sendiri merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning. Apa yang dimaksud dengan ERP? Di artikel ini, kamu akan mendapatkan jawaban selengkapnya.
Pengertian ERP
Enterprise Resource Planning atau akan disebut ERP di artikel ini adalah perangkat lunak berbasis cloud yang dirancang guna membangun database terpadu, meningkatkan efisiensi perencanaan sumber daya, dan melancarkan proses bisnis.
ERP adalah salah satu bentuk sistem yang otomatis dan terintegrasi sehingga memungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan alur kerja serta meninggalkan cara-cara manual yang tidak efisien.
Tak hanya unggul dalam penghematan sumber daya dan efisiensi proses, ERP juga menyediakan data tunggal yang bersifat realtime, serta layanan yang bermanfaat untuk meningkatkan kepuasan konsumen. Dengan begitu, sistem ini dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
Pembentukan ERP telah melalui sejarah yang cukup panjang. Pada era 1960-an, sistem perencanaan kegiatan industri manufaktur mulai dikembangkan.
Selanjutnya di 1970-an, SAP merilis software untuk proses data realtime. Ini merupakan awal dari digunakannya sistem perencanaan sumber daya otomatis di perusahaan. Sejak saat inilah, software on-site ERP mulai populer.
Di akhir tahun 1990-an, ERP mulai muncul dalam basis cloud menyusul berkembangnya internet menggantikan ERP on site. Saat ini, ERP telah mengalami perkembangan yang signifikan hingga menjadi sistem multi platform dan fleksibel.
Cara Kerja ERP
Umumnya, perencanaan sumber daya di perusahaan memakai database terpusat untuk mengelola berbagai proses bisnis. Hal ini dilakukan untuk menyederhanakan alur kerja bisnis dan mengurangi tenaga kerja manual.
Sistem ERP pada umumnya berisi dashboard yang dipakai oleh user sebagai tempat untuk melihat data realtime yang dikumpulkan dari seluruh bisnis. Fungsinya yaitu mengukur profitabilitas dan produktivitas.
Contohnya, solusi supply chain ERP memungkinkan perusahaan menerima pesanan dari pelanggan, selanjutnya informasi tersebut dikirimkan ke pusat distribusi. Pusat distribusi bertugas menyelesaikan pesanan tepat waktu.
Dengan ERP, perusahaan sangat mungkin untuk melihat tingkat inventaris, waktu pengiriman, serta faktor lain untuk menentukan pusat distribusi mana yang paling hemat biaya dan produktif dalam menyelesaikan pesanan.
Tanpa adanya ERP, data seperti ini mungkin saja ditutup oleh departemen sehingga sulit diakses oleh bagian lainnya di perusahaan. Keterbukaan daya ini dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien karena sebagian besar tugas sudah diotomatisasi.
Baca Juga : Pengertian ERD
Jenis-jenis ERP
Terdapat 3 jenis ERP yang sering digunakan saat ini. Jenis tersebut dibedakan berdasarkan metode penginstalan. Berikut ini penjelasan selengkapnya.
- On-Premise ERP
On-premise ERP merupakan jenis ERP yang diinstall langsung ke server milik perusahaan. Server ini biasanya dimiliki dan dikelola langsung oleh perusahaan. Jadi, perusahaanlah yang bertanggung jawab untuk melakukan perawatan atau maintenance setelah diinstall.
- Cloud ERP
Jenis kedua dari ERP adalah cloud ERP. Seperti namanya, ERP yang satu ini dapat diakses oleh perusahaan melalui website karena instalasinya dilakukan di cloud server. Sistem ini sebenarnya lebih fleksibel karena perusahaan dapat mengaksesnya di mana dan kapan saja asal ada koneksi internet.
Umumnya, vendor ERP cloud akan melakukan distribusi apabila ada update sistem serta bertanggung jawab untuk pemeliharaan sistem. Vendor biasanya menyediakan berbagai opsi instalasi dan cloud hosting. Berikut ini beberapa jenisnya.
- Software as a Service (SaaS) adalah ERP yang berbasis langganan. Artinya, kamu membayar biaya bulanan yang disesuaikan dengan banyaknya pengguna di perusahaan kamu.
- Cloud publik disediakan oleh vendor pihak ketiga untuk dikelola oleh penyedia layanan dan pengiriman data dilakukan melalui internet.
- Cloud pribadi, artinya sistem ERP diinstall pada server atau pusat data situs kamu atau di pusat data yang dikelola oleh vendor pihak ketiga.
- Hybrid ERP
Hybrid ERP menggunakan metode kombinasi yang memungkinkan kamu mendapatkan instalasi di server lokal sekaligus hosting. Dengan begitu, pengguna bisa menentukan sendiri bagaimana pengelolaan terhadap ERP tersebut.
Sistem hybrid ini unggul dalam beberapa hal. Pertama, pengguna memiliki akses terdapat ERP kapan saja ketika terhubung dengan internet dan dibutuhkan infrastruktur terbatas.
Di samping itu, vendor juga akan tetap bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem ERP serta mendistribusikan pembaruan jika ada.
Dengan begitu, sistem akan terus menerus dalam kondisi terbaru. Hybrid ERP sangat membantu perusahaan dalam melakukan penghematan terhadap uang dan waktu.
Fitur Utama ERP
Umumnya, ERP menyediakan berbagai fitur vital yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai fitur-fitur utama yang disediakan oleh ERP.
- Akuntansi
Akuntansi merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi perusahaan. Dengan akuntansi, perusahaan dapat mengelola keuangan dengan baik dan mengetahui laba/rugi setiap periode. Tugas-tugas akuntansi biasanya dikerjakan oleh akuntan secara manual.
Sayangnya, metode lama tersebut cenderung menghabiskan waktu lebih lama. Oleh karena itu, ERP menyediakan fitur akuntansi yang akan membantu akuntan untuk melakukan pekerjaannya secara otomatis.
Beberapa contoh pekerjaan tersebut antara lain mengirim tagihan atau invoice ke klien dengan saldo terutang. Modul akan melakukan akses riwayat klien bersangkutan, menyajikan data jumlah terutang secara otomatis hingga mengirimkan tagihan setelahnya.
- Sumber Daya Manusia
Fitur ini ditujukan untuk divisi Human Resource atau HR. Fungsinya cukup banyak, antara lain melakukan pelacakan terhadap aplikasi kandidat atau pelamar kerja, cuti karyawan, dan tugas HR lainnya.
ERP juga memudahkan perusahaan yang menerapkan kebijakan cuti carry forward. Saat akhir tahun, sistem ERP akan melakukan perhitungan otomatis terhadap jumlah hari cuti tersisa setiap karyawan dan menambahkannya untuk tahun depan.
- Manufaktur
Fitur manufaktur ini sangat berguna untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi proses produksi termasuk pengadaan bahan baku dan distribusi. ERP akan menyediakan informasi produksi secara real time sesuai dengan yang terjadi di lantai produksi.
Sistem ini juga sangat memudahkan perusahaan dalam melakukan pemantauan terhadap pergerakan barang serta penggunaan inventaris.
- Customer Relationship Management (CRM)
CRM bermanfaat untuk memelihara hubungan antara perusahaan dengan para pelanggan dan memastikan bahwa pelanggan mendapat pengalaman positif dari layanan atau produk yang diberikan oleh perusahaan.
Fitur ini menyediakan informasi mengenai riwayat pelanggan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengirim iklan yang bertarget sesuai dengan jenis produk paling diminati.
- Manajemen Inventaris
Fitur terakhir yang dimiliki oleh ERP adalah manajemen inventaris. Dengan fitur ini, perusahaan dapat melakukan pelacakan terhadap inventaris secara otomatis, mendapatkan prediksi kapan suatu barang akan habis, serta melakukan pemesanan ulang secara otomatis berdasarkan perkiraan tersebut.
Fitur ini juga dapat memberikan rekomendasi produk yang harus ditempatkan bersebelahan atau berdekatan berdasarkan kebiasaan konsumen ketika membeli. Dengan begitu, proses distribusi bisa lebih dirampingkan.
Keuntungan Menerapkan ERP
Saat ini, banyak sekali perusahaan yang memilih untuk menggunakan sistem ERP karena mendapatkan banyak keuntungan. Berikut ini beberapa keuntungan yang dimaksud.
- Integrasi Bisnis dan Akurasi Data
Salah satu manfaat dari ERP adalah menggantikan berbagai sistem terpisah yang dimiliki oleh perusahaan. Misalnya bagian keuangan dan bagian purchashing awalnya memiliki sistem terpisah.
Setelah menggunakan ERD, sistem kedua divisi tersebut dibuat saling terhubung. Dengan begitu, pengelolaan data akan jauh lebih akurat, efektif, dan efisien.
- Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi
Sistem ERP sudah dilengkapi dengan berbagai tools pendukung menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Misalnya tool perencanaan dan simulasi yang bisa membantu perusahaan dalam menerapkan sumber dayanya dengan lebih tepat.
- Peningkatan Produktivitas dan Efisiensi
Tak hanya perencanaan yang baik, ERP juga meningkatkan efisiensi pada kegiatan harian rutin. Contohnya pemesanan, pengiriman, kinerja supplier, manajemen kualitas, kas, dan realisasi penjualan. Siklus waktu penjualan ke kas serta pembayaran ke supplier bisa dipersingkat berkat sistem ERP.
- Pembentukan Standarisasi Prosedur
Keuntungan terakhir yang dirasakan dari penerapan ERP adalah terbentuknya standarisasi prosedur. Sistem ini diberlakukan berdasarkan proses praktik internasional terbaik. Pekerjaan pun menjadi lebih terstruktur sehingga tidak lagi tergantung pada pekerja atau individu tertentu.
Dengan adanya standarisasi prosedur tersebut, sistem ERP benar-benar membantu perusahaan untuk bisa bekerja dengan alur yang lebih efektif dan efisien. Hal ini jelas akan berdampak langsung terhadap keuntungan yang diperoleh perusahaan.
ERP adalah salah satu sistem terpenting yang wajib diterapkan oleh perusahaan di era modern seperti saat ini. Tanpa adanya ERP, perusahaan akan sulit melakukan pekerjaannya secara efisien dan efektif.